浅议教学秘书职业困境中的制度安排
[摘要]本文通过分析教学秘书队伍目前存在的主要问题，探讨了造成这种局面的人事管理制度上的欠缺，并对如何改变这种局面从制度设定的层面进行了分析。
[关键词]教学秘书 职业困境 制度安排
教学秘书作为高校教学管理中的重要一环，许多教学日常事务的处理依靠教学秘书。教学秘书在教学管理中具有协调沟通、参谋助手、管理建设、检查监督等重要作用。但目前高校的教学秘书队伍建设、教学秘书的普遍工作状态却不容乐观，存在许多问题，主要表现在以下两个方面：
首先，教学秘书处于被忽视地位，人员流动性大。在高校，教学及科研是高校的核心工作，衡量一所学校的主要标准是教学和科研两方面。过于忽视教学秘书工作，认为教学秘书所作的工作只是排课、调课、统计成绩、管理学籍等简单的事务性工作，这样最终削弱了教学秘书工作的主动性和积极性。
其次，教学秘书普遍存在着不同程度的职业倦怠，工作状态不容乐观。随着近几年来，高校逐年扩招，教学秘书的工作量越来越大，而严峻的就业形势使得越来越多的高学历人员走上教学秘书的岗位，工作任务的重复、烦杂，工作量的逐年增大，责任的重大、前途的渺茫使得越来越多的教学秘书身心疲惫，身体和情绪都处于极度疲劳状态，工作态度消极，产生职业倦怠感。
这两个问题一方面影响着稳定的专业化教学管理队伍的建设，另一方面影响到实际的教学管理效率和效果，从而直接影响到整个高校教学管理的质量。造成这种现状的原因是多方面的，高校的管理模式、教学秘书工作的自身特点、传统的人事管理方法等等都有关系。实际上，目前教学秘书队伍建设的不稳定性和教学秘书的工作状态与现有管理机制中对于这一职位的制度安排有密切的关系。下面我们就从制度安排分析一下造成这种状况的原因：
第一，缺少合理的职位发展定位。教学秘书被提升的机会很少，没有确定的晋升发展，这是教学秘书的普遍状况。在现有的管理体制下，学校各类人员基本可以分为三个主要系统：最主要的是教学、科研系统，这一部分以教师、科研人员为主，由确定的职称晋升途径和制度。另一部分是包括辅导员序列在内的教辅人员，目前这一部分人的也逐渐建立起了较为合理的晋升发展制度。其次为学校的行政管理系统，作为管理的主体，其行政晋升途径也是较为清晰和稳定的。而教学秘书既不能作为教师、科研人员参与专职人员的技术职务晋升，也没有自成一体的合理晋升途径。这导致了教学秘书的发展前景缺乏稳定性和确定性，也是大多数教学秘书对本职工作丧失主动性的重要原因。在现代组织体制中，每一个固定的职位都有确定的晋升途径是职位设定的必要条件。而目前为止，教学秘书职位仍然缺乏这种设定，这是非常不合理的制度问题。
第二，教学秘书的待遇偏低。教学秘书的工资、津贴及待遇难以和教师、科研人员相比，和其他行政管理人员相比也不高，是院系中待遇最低的人员。由于教学秘书属于管理岗位，按科员级别聘任，这样，教学秘书即使评上副高级职称，其岗位津贴也只能是按科员档次领取。这样就造成教学秘书工作的实际情况与其基本的工资福利等关系不大，从而使教学秘书失去工作热情。
第三，缺乏统一的管理部门，没有归属感。教学秘书作为联系学校教务部门和各教学执行院系的纽带，作为各院系领导与广大师生之间的沟通桥梁，其实际的定位却模糊不清，与其工作职能不相吻合。在实际的工作中，教学秘书既受到教务部门的领导，又在院系领导的直接管理之下，但实际上造成了这样一种局面，两边的事情都要做，却没有确定的管理部门，造成教学秘书实际归属感的缺乏。教学秘书的培训、交流基本处于荒芜状态，没有主管部门负责组织安排，更没有固定的制度安排。
第四，没有建立起与现代人力资源管理相适应开发、培训机制。由于缺乏统一的管理机构和明确的主管部门，教学秘书队伍建设无法有效开展，没有对于教学秘书人力资源管理开发的相应制度安排，也缺乏固定的交流、培训制度，及时保证教学秘书工作技能的更新。
第五，完善职能设定，确定合理的职责范围。目前各院校由于各自行政管理机构人员配备的情况不同，在教学秘书的工作职能定位上缺乏清晰的定位。部分院校笼统地将教学秘书纳入行政人员之中，使教学秘书的工作范围不仅局限于教务管理而是杂糅进许多行政事务。这在一定程度上造成教学秘书工作量过大，工作压力过重，从而降低了实际的教学管理质量。
因此，针对这些制度设定上的欠缺，必须以"以人为本"的管理理念，秉持平等、公正的制度安排，对于教学秘书职务的设定做出相应的调整。可以从以下几个进行调整：
首先，合理教学秘书职业发展规划。要改变教学秘书队伍缺乏稳定性、工作倦怠的基本局面，最根本的解决途径在于从制度安排上建立教学秘书合理的职业发展规划。明确教学秘书职务序列，不管是纳入教师、科研序列增加教学秘书与教学管理的直接联系，还是纳入教辅人员的晋升序列。对于教学秘书岗位的工作人员来说，确定的工作前景无疑是最重要的一颗定心丸。确定的职业发展定位现代人事制度的重要指标，也是目前人工作中考虑的最重要的一点。
其次，建立合理的工作考核机制，提高教学秘书的基本待遇。在合理的职业定位的基础上，建立合理的工作考核机制，提高教学秘书的基本待遇，是改善教学秘书职位困境的重要一环。通过合理的工作考核机制，实际的反映教学秘书工作的基本特点，反映出教学秘书工作的实际业绩，增进教学秘书工作的成效感，并将考核结果与教学秘书的实际待遇联系在一起，逐步提高教学秘书的实际待遇。
再次，明确教学秘书工作职能。为了保证教学管理的质量，必须制定明确的教学秘书职能范围。现代专业分工的基本要求决定了，要想提升教学秘书工作的质量，必须保证其工作的职能的明确和合理性。将琐碎繁杂的行政事务笼统地归入教学秘书的职能范围势必会降低其工作质量。教学管理应该是完全独立于行政事务的一项工作内容。
第四，统一教务人员管理机构，建立公平、合理的工作培训机制。为了更好的建设稳定的教学秘书队伍，需要建立起统一的管理部门，负责教学秘书的管理和考核，并负责教学秘书的培训，定期开展教学秘书之间的交流和学习活动，提高交学秘书的基本素质，增强教学秘书归属感。
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