管理信息系统一词最早出现在1970年.此时企业中的计算机应用特别是在管理中的应用尚未达到较大规模,并且计算机的巨大潜在作用尚未得到充分的认识,因此对MIS的认识也尚处于初始状态.瓦尔特·肯尼万（Walter T .kennevan）给它下的定义是：“以书面或口头的形式,在合适的时间向经理、职员以及外界人员提供过去的、现在的、预测未来的有关企业内部及其环境的信息,以帮助他们进行决策.”很明显,这个定义是出自管理的,而不是出自计算机的.它没有强调一定要用计算机,它强调了用信息支持决策,但没有强调应用模型.直到1985年,管理信息系统的创始人,明尼苏达大学卡尔森管理学院的著名教授高登·戴文斯(Gordon B .Davis)才给出管理信息系统一个较完整的定义：“它是一个利用计算机硬件和软件,手工作业,分析、计划、控制和决策模型,以及数据库的用户——机器系统.它能提供信息,支持企业或组织的运行、管理和决策功能.”这个定义说明了管理信息系统的组成要素：计算机硬件、软件、数据库、模型和用户,说明了管理信息系统的目标、功能,即管理信息系统是在高、中、低三个层次,即决策层、管理层和运行层上支持管理活动.
管理信息系统的应用领域极为广泛.我们可以这样说,凡是存在社会生产、社会生活的地方,都可以应用管理信息系统.也就是说凡是存在社会生活、社会生产的地方,都需要管理,凡需要管理的地方都有必要利用管理信息系统.就目前国内外的发展状况来看,管理信息系统广泛地用于工业、农业、商业、国防、卫生、体育、文化、教育等各个方面.我们通常所说的财务管理信息系统、工资管理信息系统、人事管理信息系统,便是其应用的几个例子.
管理信息系统的发展一直与计算机技术的发展有着密切的联系. 在管理信息系统发展的初期, 管理信息系统主要只是用于代替手工进行信息的计算、统计和贮存等简单的管理工作, 如工资管理、库存管理, 这时使用的计算机以单机为主. 随后管理信息系统又从单项管理发展成以产供销一体化的综合管理, 这时计算机支撑环境主要是以集中式的主机/终端方式, 进入九十年代, 由于局域网技术的发展, 出现了客户/ 服务器结构, 由于它有很好的开放性和可扩展性, 因此被广泛采用, 作为管理信息系统的支掌环境. 尽管客户/服务器结构比主机/ 终端方式在许多方面都具有很大的优越性, 但建立在这种支撑环境下的管理信息系统仍有许多不足.
传统的管理信息系统无论是以主机/ 终端方式还是客户/ 服务器方式, 从管理上看, 有着先天不足: (1) 信息范围的局限性, 传统的管理信息系统的信息一般侧重于企业的内部, 加上常常按业务化分子系统, 使系统内部与外部之间的信息流通不畅, 易形成信息孤岛, 限制了信息应用的范围, 影响信息资源加工的深度和广度. (2) 信息传递的局限性,传统的管理信息系统信息流向基本是从上向下单向流动, 涉及的一般只是业务信息, 与管理有关的其它信息(如上层领导对下级发布的指示, 基层人员向上级反映情况) 就不得不使用计算机以外的途径. 而且信息一般是以数字或文字表示, 格式单调.
对于采用客户/ 服务器结构方式的传统MIS 从技术上看, 也有不足: (1) 胖客户, 客户机的负担过重, 需要越来越多的软硬件支持, 导致了客户机的成本大幅度提高. (2) 文护困难, 随着客户机数量的增加, 客户机的软件各有不同, 带来了管理、文护和培训等一系列的困难问题. (3) 接口困难, 除非事先设计好, 否则一旦开发完成, 要与相关系统进行接口以达到信息共享或通信是很困难的.
可见, 传统的MIS 由于所采用技术的限制, 在一定的意义上也就限制了MIS 应有功能的发挥, 采用新技术突破这些限制也就成了MIS 发展的必然.
2. MIS发展的新方向——Intranet
90年代以来,很多中小企业都开发了管理信息系统MIS (Management Information System).并一直在不断地改进、完善.而企业管理系统是一个复杂、庞大的人机交互性很高的系统.涉及网络、通讯、办公自动化、财务管理、业务管理以及其它企业管理校园管理信息系统也逐渐趋于基于INTERNET化.
基于Internet 技术的企业计算机网络也称为Intranet , 即企业内部网 . 故基于Internet技术的MIS 系统有时也称为Intranet 系统, 但Intranet 的概念首先表达了一个网络的概念, 是一个基于互联网标准的企业内部网络, 它既可以通过接入的方式成为Internet 的一个组成部分, 也可以自成体系, 实现企业内部的信息共享, 因此基于Internet 技术的MIS更接近Intranet 的应用.
3. Intranet模式的MIS系统
3.1 Intranet模式的MIS体系结构
显然基于Internet 技术的MIS 具有Internet 技术的各种优越性, 又能满足传统MIS的处理需求, 克服传统MIS 的不足 . 从管理上, 它不再受信息范围的限制, 既能处理企业的内部的各种业务信息, 又能沟通企业内部各级部门之间以及企业同外部环境(如市场和用户) 之间的信息联系, 提高信息资源加工的深度和广度, 从而扩大管理信息系统的应用范围 . 从技术上, 它解决了客户机负担过重的问题, 客户机上只要通过浏览器就可完成各种信息处理工作, 实现瘦客户机, 从而降低了用户学习培训的困难; 同时由于应用程序都在服务器端, 使系统的文护工作量不再随客户机数量的增加而增加: 标准的Web 服务器/ 浏览器接口使各有关系统进行接口变得轻而易举.从物理结构上看, 基于Internet 技术的MIS 系统从原来的客户/ 服务器的两层结构变成了数据库/ Web 服务器/ 浏览器三层结构, 如图1 所示.
基于事务处理的业务信息仍以数据库的形式存在数据库服务器中, 客户机端只安装基本的操作系统和浏览器, 进行事务处理时通过浏览器访问Web 服务器, 服务器通过应用编程接口去访问数据库服务器从而实现对数据库的操作. 本地工作站直接访问Web 服务器, 防火墙将企业内部和企业外部的访问隔离开, 从而保证企业信息的安全性. 需要时还可在Web 服务器与数据库服务器之间加一层或多层应用服务器, 将MIS 中的各种应用规则放在应用服务器上从而形成多层结构 .
从逻辑上看, 基于Internet 技术的MIS 系统可分为三个部分: 事务处理系统、公共信息服务系统与办公处理系统. 事务处理系统涉及企业经营过程中的各种信息的采集、加工处理、传输、共享及事务处理与控制,它是传统MIS 的延伸.
事物处理系 统 公共信息服 务 办公处理系 统 网 络 系 统
图2 MIS的逻辑结构
这一部分的基础仍然是数据库应用. 公共信息服务系统是以Web 技术为依托, 其主要的任务是收集来自企业内部生产与经营过程中的各种业务处理信息、管理信息、档案信息以及来自企业外部的相关信息如市场、行业、国家政策等信息, 根据各部门和人员的需要进行“归档”处理并以数据仓库的形式进行存储, 供企业各级人员进行决策、分析及管理使用. 同时, 通过防火墙与Internet 相联, 将需要公开发布的企业信息向全球发送, 进行企业形象宣传与及向社会提供各种服务. 办公处理系统的主要任务是企业内部消息(文件、请示、指示、函件等办公信息) 的发布与传递、工作流管理、档案管理. 它涉及的技术包括协同工作、文档数据库、工作流管理、安全控制、多媒体等内容. 通过该系统, 企业内部的各部门之间可以灵活方便地进行信息的交流和发布, 并协同工作, 提高办公自动化水平, 从而提高企业的的运转效率和质量.
3.2 Intranet模式MIS系统的内容
静态Web页面：静态Web 应用包括若干个静态Web 页面.这是一种Internet 上最流行的应用.对懂计算机的用户来说, 这类页面是很容易建立和管理的.静态页面可包括多媒体信息, 并支持超文本连接.适用于作为企业的一个窗口, 以生动的界面向企业内、外的人员介绍企业的相对固定情况.
动态Web 应用: 可为人们提供最新的公开信息.为了动态地反映经常变化的信息,Web 的内容是存放于数据库中, 当信息变化时,只要修改数据库.这些修改后的最新信息将自动展现在用户面前.适合于向企业内、外发布一些经常变动的信息.
面向事务的应用：这类应用用于扩充或替换原有MIS 系统.它能完成与传统MIS 应用相类似的功能, 且具有丰富多彩的界面.能够跨越不同的平台、需要较低的资源要求及较低的文护成本是其最突出的优点.
电子商务：Intranet 能使企业与他们的客户和供应商之间建立电子化的交互.无需安装特殊的应用程序或特别的硬件设备,用户可以在线与一个企业交互.无需销售代表的介入, 客户可以执行事务操作, 订购产品.供应商无需助手能够了解仓储信息(如果企业允许的话) , 以便在适当的时候向该企业推销自己的产品.
3.3 Intranet模式的MIS对现代企业发展的影响
现代企业的竞争是十分激烈变动, 为了企业的生存和发展, 企业必须适应客户的需求和经营环境的变化.因此, 现代企业在从初创, 或从现有状态向现代化规模化发展过程中,进行着几个关键性的战略变化.
·企业的发展关键
企业家们认为企业生存发展的关键, 不仅仅在于文持和扩展现有的产品和市场份额, 也不局限于如何提高生产率、降低成本, 更重要的在于企业如何创造新的商业机会, 开拓新的市场, 获取利润.
·企业的经营方式
企业的经营方式从传统的制造型向服务型的转移.企业要与客户之间建立廉价、统一、无需事先开发软件的信息交流渠道, 使企业可以方便地向客户提供售前、售中和售后的产品资料、订货响应情况、技术支持等方面的基于信息的服务.同时使企业及时获取客户的指令、反馈, 并及时作出反应、信息系统保证企业部门之间以客户为中心的协作.通过销售、技术、运输、仓库各部门的密切合作, 大幅度缩短客户响应及处理时间.
·企业的营销市场
企业将产品销售从地区转向国际市场, 建立国际范围的营销网络.这必须有二个前提条件: 一是企业在全球范围内的各分支机构能突破地域限制, 象在公司总部一样获得产品技术、客户政策等各方面的信息, 参与公司的内部讨论, 取得其它部门的协作支持.同时公司的管理人员可以随时了解分支机构人事、财务状况、业务发展情况, 强化对分支机构的监督和管理.二是迅速建立国际范围内的广告网络, 扩大企业的影响和知名度.
·企业的服务方式
面对面的服务转化为在线服务.
Intranet模式的MIS正好能满足企业的这些需求.
4．Intranet模式的的安全性问题
4．1 安全性对Intranet至关重要
Intranet是关连企业发展的一项重要基础信息设施,在规划Intranet项目实施时,除了从现有技术水平,工程时间及所需费用等方面进行考虑外,不能不把安全性做为重要因素.除了要采取有效的安全性保障技术以外,企业还必须制订严格有效的安全保障制度,这两方面是相辅相成的.
4.2 Intranet模式的MIS安全性保障技术
Intranet的防火墙技术与Internet防火墙技术互相促进,共同发展,现在已成为www领域中的热点.
防火墙通常认为包括以下几种形式：包过滤、网关和应用代理,但是也有人把用户认证和访问控制技术以及数据加密技术也归入防火墙范围.
防火墙由计算机构成,有时也可采用路由器,所用的软件按照用户约定的规则封锁外部网与内部网之间的某些服务与信息流,Intranet防火墙可将要害部门完全隔离开来,可使员工在Intranet和Internet操作而不至于影响要害部门的工作.当前有些公司采取了新的办法,将Intranet进一步划分成若干子网,在这些子网之间设置防火墙,但要注意,这种分开的子网加上防火墙构成的网络系统很可能使原有网络互连的完整性受到损害.
4.3 Intranet模式的MIS的安全性的管理策略
在基于Intranet 的MIS 中,WWW 服务器与浏览器之间是开放的,一个突出的问题是要防止非法用户的访问,合法用户的越权访问及通讯线路上的在线窃取、修改. 由于WWW 服务器采用微软公司的IIS ,在安全性方面,除了对用户分级分层管理外, IIS 的核心依赖于Windows NTServer 内置的安全性,同时还提供了加密、验证和IIS 扩展等. 可通过帐户名以及口令进行控制访问,也可以对目录的访问权限进行控制,还可以通过IP 地址来控制访问站点的主机. 此外, IIS 还可以保证客户与服务器之间的通信安全性,进行数据加密传输.
5. Intranet模式的MIS的发展前景
总之, Intranet 作为自成体系的一项技术,已经形成了自己的开发工具、开发标准和方法.基于Intranet 的MIS 的设计和开发基于成熟和主流的Internet 技术, 软件开发周期短,系统生命周期长,它所有的应用系统的可靠性已经在Internet 的实际运行过程中得到了验证.因此,基于Intranet 的MIS 避免了许多软、硬件重复投资, 最大限度地降低了系统的开发和运营成本, 具有极强的发展价值.
目前, Internet 技术仍然处在不断的发展过程之中,虽然有许多问题尚未解决, 而且随着它自身被广泛地应用于实践, 人们在实践中又发现了许多不完善的技术甚至一些缺点和障碍, 但是, 正是由于这种实践而使得Internet 技术逐渐地趋于成熟, 未来的MIS 必然会以Intranet 为依托, 向更高的发展阶段迈进, 因此, 我们研究基于Intranet的MIS 具有极大的现实意义和光明的前景.
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