浅谈电子文件的依赖性
【摘要】本文从三个方面论述了电子文件依赖性的特点: 电子文件对硬件设施的依赖性；电子文件对计算机软件设施的依赖性；电子文件对通信技术的依赖性。正确认识电子文件的依赖性特点，有利于我们更好地针对电子文件的特有特点促进电子文件的进一步发展。
【关键词】电子文件 依赖性 通信安全
随着科学技术的不断发展，人们的生活越来越离不开计算机，在日常生活中对电子文件的使用也越来越多，很多人都认可了电子文件在将来会不断地取代纸质文件的地位的观点。作为一种虚拟文档，电子文件产生的时间还很短,还处于发育、发展过程中，相当于一个人的少年阶段。因此，对其特点的研究还有待于进一步发展和深化，电子文件有许多的特点，在这里就不一一详述，本文只针对电子文件的依赖性做一些分析。
目前，虽然已有不少研究电子文件依赖性特点的文章，但是抽象的理论内容较多，贴近工作实际的内容相对较少，笔者试从对电子文件的定义的认知和理解结合档案信息管理实践来详细阐述电子文件依赖性的特点。笔者认为电子文件的依赖性是指电子文件在其产生、传输、归档的整个过程中对外界事物依靠性，也就是说电子文件在它的整个生命周期中和各个事物的不可分离性。
一、电子文件对硬件设施的依赖性
（一）对计算机的依赖。
电子文件一般是由数字设备生成的,产生于一定的硬件环境。现在一般的电子文件都是在计算机中生成的，我们正生活在一个电子化的时代，对计算机的运用也越来越多，应用的领域也越来越广阔，所以电子文件在我们的生活中的使用是由计算机来主导的。以前由于信息技术发展水平的制约，数字产品的硬件更新换代后，相互之间兼容性较差，造成电子文件存储、读取等对原生成环境存在依赖性。随着技术的不断发展，这一问题在一定程度上有望得到解决。但在原始性、真实性保持方面的问题还需要从文件的生成运行过程中采取管理和技术措施进一步研究解决。
（二）对阅读器的依赖。
电子文件载体的非直读性主要体现在三个方面:一是电子文件以数字编码记录于载体上，肉眼无法分辨；二是载体上记录信息的密度极大，相对电子文件信息的记录痕迹极小，用高倍显微镜也无法读懂其记录内容；三是载体上的数字信息往往进行了压缩编码、加密等处理,要使用相关设备，对电子文件解压解密才能读取其内容。电子文件载体的非直读性特点也反证了它对计算机等数字设备的依赖性。电子文件的非直读性让它不能为人直接阅读,需要借助特定的数字设备和相关软件才能阅读，这就注定了它离不开各种阅读器，如音频播放器、视频播放器等。
二、电子文件对计算机软件设施的依赖性
（一）电子文件对计算机网络软件设备的依赖。
电子文件对计算机网络软件设备的依赖性主要表现在它的形成和各种处理均是在各种计算机网络软件的支持下完成的。电子文件依赖各种操作系统、管理系统来生成和管理，依赖网络环境来运行和远程传输，也依赖各种专用软件来阅读、识别和处理。不兼容的计算机系统(主要是应用软件)生成的文件在转换使用时会遇到很大的困难。也就是说，不同类型的系统可能对文件产生排斥作用。“大多数文件所包含的信息仅对生成它的软件来说是意义明确的”，“如果没有这个程序（或相当的软件）这个文件只不过是被它自身的编码所隐匿的人质”。当生成一份文件的软件、运行该软件的操作系统和硬件更新换代已与原有系统不兼容时，我们需要保存老系统,或者适应新系统做一系列的转换工作，才能确保该份文件的可读性和可管理性。
现举例说明其中关系，在一台已联网（连接“OA”系统或“档案管理系统”）的安装了Microsoft Windows 2000操作系统的计算机中，产生了一份doc格式的A文件和一份Excel格式的B文件，在“OA”系统中实行“逻辑归档”或通过网络上传归档到“档案管理系统”数据库，另外下载脱机存储于一次性写入光盘中移交档案室作为电子档案保存。那么，例中A、B文件的生成系统分别是在“Microsoft Windows 2000”操作系统平台运行的“Microsoft Word”和“Microsoft Excel”软件(不同类型、不同格式的电子文件，其生成和阅读处理的软件各不同)“OA”系统或“档案管理系统”则是运行和管理归档A、B文件的“管理系统”。再往网络环境说“OA”系统或“档案管理系统”的服务器操作系统可能是“Microsoft Windows 2000 Server”；“OA”系统或“档案管理系统”的数据库管理系统可能是“SQL SERVER”或“ORACLE”人们阅读和处理A、B文件的软件分别是“Microsoft Word”和“Microsoft Excel”。
（二）CAD文件对CAD软件的依赖。
CAD文件是指在CAD过程中形成的所有文件，包括实现产品或项目所必须的全部设计文件及图。毋庸置疑，在所有形成于科技、生产活动的电子文件中，CAD电子文件是目前应用最广泛、最规范、最明确的一种。CAD（Computer Aided Design）作为设计与制造业的辅助工具已经应用多年，技术不断完善和发展。在这一过程中产生的大量电子文件的产生中占着很大的比例。目前市场上的重要CAD软件产品：（1）二文软件最有代表性的是美国的Autodesk公司的AutoCAD软件，它约占全球CAD用户60％的装机量，具有最广泛的用户群。目前国内的很多二文软件都是在AutoCAD平台上开发出来的，如高华（同方）CAD、T H C A D、科健CAD、X T M C A D等。自主版权的国产二文软件，有PI C AD、开目C A D、正直C A D、B C A D、C A X A等。（2）三文软件目前国际最为流行的机械工程C A D（设计）/CAE（工程分析）/CAM（制造）软件有十多种，各有所长，在中国市场上比较有竞争力、功能齐全的高档机械CAD/CAM软件有：美国SDRC公司的IDEAS软件、美国EDS公司的UG软件、PTC公司的Pro/Engineer软件；中档机械CAD/CAM软件有SolidWorks、SolidEdge、MDT、国产的金银花等三文软件；加工软件有以色列的Cimatron等软件。
总之电子文件在现阶段以及在未来，其很大的一部分文件的形成是与CAD软件密切相关的，离开了CAD软件，电子文件的应用范围以及作用就会大大地减小。随着CAD应用软件和应用技术的不断发展，CAD软件在电子文件的形成过程中的地位也必将越来越重要。
三、电子文件对通信技术的依赖性
电子文件相对于纸质文件的许多有优点都离不开通信技术的支持，比如电子文件的传输速度、方便快捷、费用低廉等方面。电子文件对通信技术的依赖笔者认为主要是在两方面：一方面是在通信的传输技术方面，另一方面是在通信的安全技术方面。
（一）电子文件对通信传输技术依赖。
在电子信息系统中，信息的互通是实现各类业务应用的前提，由于受到通信传输环境的限制(如有线通信、无线通信、带宽、误码率及通信信道传输质量等)，基于以往信息互通对象及通信手段单一、业务应用与网络传输控制服务紧耦合的网络通信传输软件，存在着信息传输可靠性差、适应通信信道能力不强、实时信息传输与分发能力不高等弱点，这都将对信息的传输造成很大影响。而电子文件在信息互通的过程中扮演着重要的角色，电子文件要在未来有更大的发展必然依赖于通信技术的进一步发展。就现阶段而言，电子文件在人们的生活中的互相传递是依赖互联网和通信卫星来完成的，离开了互联网和通信卫星，电子文件的传输速度必将大大减慢，同时它的许多优势也必将消失。比如电子信息技术在军事上的运用，现代战争讲究的是速度和应变，信息的传输在这一过程中尤为重要，这其中就涉及到许多电子文件的传输。如果有一个地区被屏蔽，那么在这一地区内所有的信息就无法传输，电子通信的优势就会转变成劣势，也就是说离开了通信技术的支持，电子文件在传输方面的许多作用就无法发挥。
（二）电子文件对通信安全技术的依赖。
通信安全技术在保证电子文件安全方面，通常可以采取以下技术：（1）电子文件加密技术。它是保障电子文件信息安全的最核心的技术措施。电子文件信息加密过程是由形形色色的加密算法来具体实施的，它以较小的代价获得较大的安全保护。（2）电子文件信息确认技术。它通过严格限定电子文件信息的共享范围来达到防止电子文件信息被非法伪造、篡改和假冒。一方面，应努力使每一个用户充分享受电子文件信息服务；另一方面，一个安全的电子文件信息确认方案应使合法的接收者能够验证他收到的电子文件信息是否真实，电子文件信息确认系统可实现电子文件信息确认、身份确认和数字签名。
电子文件由于其信息的可操作性，电子文件在传输的过程中很容易被别人随意地增删修改文件的信息，同时也可能被别人复制或剪切其中的信息。这都将对电子文件的安全构成威胁，也将阻碍电子文件的发展。所以说保证通信安全在电子文件传输过程中是保证其真实性、凭证作用的重要环节，通信安全技术在这个过程中起着举足轻重的作用。
对于电子文件的发展而言，如果我们只注重或过分注重电子文件的优越性方面，而忽视其在运用和发展过程中所要依赖的方面，显然这对电子文件发展是十分不利的，这将电子文件的整体发展以及电子文件的管理产生不可估量的影响。这正好也是本文在研究电子文件依赖性特点后所要做的总结。相信通过大家的进一步思考、研究，对电子文件的发展将能更加高速化、规范化，从而为电子文件的管理工作提供许多更合理、更科学的理论基础与管理战略，同时也为电子文件在无纸化办公中的进程更进一步。
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