编辑文档信息子模块
文档信息模块 检索文档信息子模块
文档信息导出到EXCEL
（图2－4） 系统功能结构图
2•3、系统分析说明书
项目级系统分析的重点在业务需求层次上，主要任务是确定用户对系统的应用要求，这主要从两个方面获得。一是和用户一起充分了解现行系统是怎样运作的，二是理解用户的现行系统的改进及对新系统的要求，并在此基础上提出解决问题的基本模型，另一个任务是把和用户共同理解的新系统用恰当的工具表现出来，系统分析的最终任务是提出达到新系统目标的新系统方案，并在此提高主要文档——系统说明书。
以下是对系统各模块功能的分析
1： 档案柜信息模块的功能
档案柜信息模块，又包括档案柜信息的编辑子模块、检索档案柜信息子模块、档案柜信息导出到EXCEL报表子模块。这些子模块的功能组合后，可对档案柜从创建、到平时信息查询、以及所需信息的报表等一系列繁杂的工作通过计算机得到轻松的管理。其中档案柜信息的编辑子模块可以完成档案柜信息的创建、修改、删除等操作。从而达到准确的对档案柜的信息存档的目的。检索档案柜信息子模块可以通过档案柜号或档案柜名来进行查询。检索结果以表格形式体现。信息报表子模块可以完成特定条件下的信息报表，报表信息受检索条件的限制，和检索结果一致。通过将检索结果导出到EXCEL实现报表功能。
2：卷宗模块的功能
卷宗模块包括卷宗编辑子模块、检索卷宗子模块、卷宗信息统计子模块、卷宗信息导出到EXCEL实现报表子模块。这些子模块的功能组合后，各方便地对卷宗进行系列管理。其中卷宗编辑子模块可以对卷宗进行创建、修改、删除等操作。检索卷宗子模块单一检索和多条检索条件的组合这样两种方式来进行查询。检索条件包括卷宗号、卷宗名、创建时间等。检索结果以表格形式体现。卷宗信息统计子模块可以完成按卷宗号或入卷时间等从不同的方面对档案资料进行文档资料数量统计。统计结果以表格形式体现。卷宗信息报表子模块可以对符合特定条件下的信息报表，报表信息受检索条件的限制，和检索结果一致。
3：文档资料模块
文档资料模块包括文档资料信息编辑子模块、检索文档资料子模块、文档资料报表子模块。这些子模块的功能组合后，各方便地对学生评语进行系列管理。文档资料编辑子模块可以对文档资料信息进行录入、修改、删除等操作。方便地将文档资料存档的目的。检索文档资料子模块可以通过文件号或文件名来进行查询。或着通过文件号或文件名与状态、入卷时间的组合形式来进行查询。检索结果统样以表格形式体现。信息报表子模块可以完成特定条件下的信息报表，报表信息受检索条件的限制，和检索结果一致。报表同样是通过导出到EXCEL实现。
以上是对本系统各模块功能的总体分析。
2•4、E－R图
通过以上的数据流图可以知道：系统应具备档案柜信息表、卷宗信息表、文档资料信息表。下面利用E-R图进一步的得出系统对哪些数据库表的必须。以及每个表应具备的字段。
软件系统本质上是信息处理系统，因此在软件系统的整个开发过程中都必须考虑两个方面的问题—数据与及数据的处理。在需求分析阶段既要分析用户的数据要求，又要分析用户的处理要求。为了把用户的数据要求清晰地表达出来，通常建立一个概念性的数据模型（也称为信息模型）。它是一种面向问题的数据模型，是按照用户的观点来对数据和信息建模，它描述了从用户角度看到的数据，它反映了用户的现实环境，且与在软件系统中的实现方法无关。
最常用的表示概念性数据模型的方法是实体一联系方法，这种方法用E－R图描绘现实世界中的实体，而不涉及这些实体在系统中的实现方法，针对《文档管理系统》面向的用户与及为了实现他们在使用系统的过程中想达到的目的，下面给出分析得出的该系统的主要实体的E－R图。
文件号 文件名 卷宗号 卷宗名 档案柜号
文档资料 入卷 卷宗 入柜 档案柜
（图2－5） E－R图
通过该E－R图不难可以得出：要实现系统预定的功能，必须具备档案柜信息表（DAG）、文档资料信息表(FILE)、卷宗信息表(SORT)。档案柜信息表（DAG）的字段有：档案柜号、备注、建柜人、建柜日期。文档资料信息表(FILE)的字段有：文件号、文件名、作者、入库日期、卷号、卷名、入卷日期、状态等。卷宗信息表(SORT)的字段：卷宗号、卷宗名、备注、创建日期等。
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