图2.1三湘物业管理公司现行组织结构图
由图2.1可知，物业公司在管理层下设财务部、服务部、文修部、保安部等职能部门，其中值得一题的是服务部之下的管理处实行“一门市”服务，所谓的“一门市”服务即各种业务集中面向住户,是公司对外窗口。
2.1.2 业务流程调查与分析
通过对物业公司组织结构和各项管理功能的调查，绘制出了较为清晰的组织结构图，但其只描述了在组织边界之内，各部分之间的主要的各种业务活动的情况。这只是一种粗略的描述，如将其作为新系统的开发基础还是不够具体的。因此，还要针对物业公司的具体的业务进行调查。调查业务流程应顺着原系统信息流动的过程逐步的进行，内容包括各环节的处理业务、信息来源、处理方法、计算方法、信息流经去向、提供信息的时间与形态（报告、单据等）。调查中还应注意各业务处理中可能出现的问题，以及系统一些例外情况的处理方式。
一般在业务流程分析中，可采用的工具是业务流程图，这是一种描述系统内各单位、人员之间业务关系、作业顺序和管理信息流动的流程图，是掌握现行系统状况，确立系统逻辑模型不可缺少的环节。通过绘制业务流程图，可以帮助分析人员找出业务流程中的不合理之处，以便优化业务处理过程。本系统业务流程图中的基本符号说明如图2.2所示：
图2.2业务流程图基本符号
一.小区物业管理业务流程分析：
整个物业管理公司的业务种类，可分为收费管理业务、业主报修管理业务、业主投诉管理业务等，这些基本业务就构成了小区物业管理的主体,并由以下业务流程分析可知整个过程是以业主(服务对象)为中心的一个循环过程。以下简单的描述了各业务情况:
每个业主在入住小区时都要在物业公司登记其基本信息，以便公司待查。
1.业主报修管理业务
(1)业主在向物业管理公司提出报修服务之前，应填写一张“报修申请表”，其包括业主姓名、地址、联系方式、报修日期、报修项目等，交给服务台接待员。
(2)服务台接待员收到业主递交的申请表后，审核其内容，如报修项目超出了物业管理公司所应承担的范围，将“报修申请表”退回给业主，并向业主做耐心的解释。另则，如在报修范围内，将申请表存底经统计后形成报修统计表供总经理查看。
(3)对成功接纳业主报修申请后，向文修部通报具体情况，文修部主管批准后，派遣有关文修组人员上门服务。在上门服务前，应对材料库存做相应修改与记录,而在文修服务后，经有关人员开文修清单，一式两份，业主签字确认，一份送至报修的业主手中；另一份交财务部做帐。
2.收费管理业务
（1）物业管理处地管理员根据收费标准填写收费通知单交给业主，在业主把费用（包括保洁保安费、电梯运行费、小区公共设备管理、停车费、文修费等）交纳后，由收费出纳员对其项目、时间和数额进行核对确认，开收费收据，一式两份，一份送至业主手中；另一份交财务部做帐。
（2）同时，对于收到的每一笔，都要在费用收取一览表中详细登记，以备待查。
（3）对于拖欠物业管理费的业主，要定期发出催款通知书，催其交款。
（4）每个月的月底管理处要汇总统计收费情况，填写汇总表交财务部。
3.业主反馈与投诉管理业务
物业管理公司定期向小区业主发放调查表或开通24小时语音记录投诉热线,以便各业主提出对于公司服务质量与态度反馈意见与投诉，使公司高层领导能及时了解小区业主的反馈记录。
4.最后，每月把各种数据统计一次汇总给总经理，以便其作出决策。
二.业务流程图
物业管理公司具体的业务流程图如图2.3所示
2.2 现行系统存在的主要问题分析
三湘物业公司在开发本系统之前，在技术上基本是采用人工处理方式，因而在物理形态上，三湘物业公司是不存在系统模型的。但是物业公司的具体业务在逻辑上仍然具有其特定的业务流程，各个部门之间的协作关系是比较确定的，整个管理业务过程作为一个整体同外界环境的交流关系也是有章可循的，因而在逻辑形态上，三湘物业公司的的系统无日不在运行中。结合以上小节业务流程图分析，大致可认为，逻辑上的系统功能可用图2.4表示。
在图2.4中，所有的操作都是由手工完成的，所有的文档和数据存储均采用传统的归档式存储。所以在对业务数据进行处理时要进行大量的重复性的繁琐操作,对于管理费用核算等计算时虽以计算器为工具进行辅助，但难免出错。在对历史数据的查询、比较等操作中，要翻阅大量的备案文档，虽建立了索引，但与现代化的查询方式相比，就显的效率低下，工作量大。
现行系统的上述弱点，实质上反映公司在公司服务住户的过程中，对信息的产生、传输、加工与挖掘分析利用方面存在不足，不能满足公司管理与业务发展的要求，也对公司形象造成不利的影响,这也正是提出新系统的直接原因。
图2.4现行系统的逻辑功能分析
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