三 Excel应用于计算机审计中出现的问题
虽然Excel在数据采集、数据保护、计算、审查、制作工作底稿、解决勾稽关系等方面发挥了很大的的作用,对审计人员帮助非常大,但是在使用中依然存在一些限制和缺陷,影响审计人员的使用。
(一)操作繁琐
与专业审计软件相比,仍有一定差距,某些操作上比较繁琐。在数据采集方面,Excel对于不同形式的数据,要采取不同的方式进行采集,并且对于数据量较大的信息来说,必须要花大量的时间才能采集完毕。这是由于Excel不能够适应各种标准的数据,且没有适用范围广的数据采集和转换工具。由前文可以看出,
Excel在面向来源不同的数据时,需要多种方法才能将数据采集完全,而这些方法通常操作复杂。例如,当使用ODBC技术进行财务数据采集时,需要进行文件设置,创建对话框,键入数据源文件的路径和文件名,选取文件名等操作[12]。查证账簿和凭证时,需要手工操作,需要使用客户的电脑,十分浪费时间。
(二)功能不完全本文来自辣.文~论^文·网原文请找腾讯324.9114
由于Excel身条件的制约,Excel专门进行审计的系统功能不完整,只能进行一般的辅助审计,对于过于大量复杂审计工作显得力不从心,因此,它仅适合一般审计时进行辅助审计。由于不是定制的审计软件,Excel的功能存在很多限制,大大限制了Excel使用的范围。例如,Excel的记录个数被限制在65536个,工作薄中的工作表个数受内存的限制(默认为3个)。其次,Excel自定义数字格式种类、工作薄名称个数、连接的工作表个数、定义函数个数、可一次合并的工作薄个数,都受到内存限制,不能无限量的扩充。Excel的电子表保存期限很短(最长为30天)。而在审计中常用的数据透视表也是有很多限制,极不方便审计人员的使用。工作表上的数据透视表受可用内存限制,每字段中唯一项的个数为32,500。数据透视表中的行字段(行字段:数据透视表中按行显示的字段,与行字段相关的项显示为行标志)或列字段(列字段:数据透视表中按列显示的字段,与列字段相关的项显示为列标志。)个数受可用内存限制。数据透视表中的页字段(页字段:在数据透视表或数据透视图报表中指定为页方向的字段;在页字段中,既可以显示所有项的汇总,也可以一次显示一个项,而筛选掉所有其他项的数据)个数为256个(可能会受可用内存的限制)。数据透视表中的数据字段(数据字段:源数据清单、表或数据库中的字段,其中包含在数据透视表或数据透视图报表中汇总的数据。数据字段通常包含数字型数据,如统计或销售数量)数量为256个。
(三)对使用者要求高
Excel的源文件是开放性的,操作简单,文护方便,但对一些计算机应用基础较弱及审计人员来说,没有技术人员的文护,在出现变化时很容易出现困难。Excel作为办公室自动化软件Office的重要组成部分之一,是目前最佳的电子表格系统,由于其兼容性好,与其他软件的配合很好,生命力强在世界范围内使用十分广泛。其论文范文http://www.chuibin.com/ 功能十分丰富且强大,但是相对的,一部分功能对使用者要求较高,复杂的函数、排序、筛选等功能并不是每一位审计人员都能熟练的操作。
且现阶段Excel在国内有几种版本,每一种版本的功能都不是完全相同,有些还需要审计人员重新学习。目前Excel最新版是2007的,新版本增加了许多新功能。例如,Excel2007的Smart Art(如图3.1所示)是由旧版的"资料库图表"为蓝图重新打造的强大新功能,有了此功能,在做报告和简报时将不用再为画一堆的示意图所困扰,Smart Art可将复杂的互动式图表新增至你的文件中。在选定一个Smart Art图形后,能快速的增加阴影、映像、发光以及其它特殊的效果。