高校图书馆赠书工作相关问题分析
一、赠书工作的意义
赠书对于图书馆来说是图书采访的途径之一，不论捐赠者对图书馆的赠予是属于金钱或书籍资料，均能增加图书馆资源。这种非以营利为目的的行为，不仅是大众对图书馆友好公共关系的具体表现，也隐含了捐赠者反馈社会的实质意义。赠书是图书馆充实馆藏的重要途径，除了可以免费搜集资料，节省购书经费外，对于未公开发售及有价值的非卖品著作，也必须通过“索赠”向研究单位或作者个人索取。因此，在图书馆的采访计划中，赠书工作是不应该受到忽视的。图书馆不论是主动要求索赠或被动接受赠与，通常基于以下几个要素来进行赠书工作：
（1）增加馆藏量：图书馆藏量的多少是图书馆评估的一项重要指标，在购书经费有限下，图书馆考虑多采取这一免费途径，以增加藏书绝对数量。
（2）经费被大幅删减：由于出版品价格逐年上涨，图书馆购买能力相对降低，经费限制使得赠书在采访工作上显得更加重要。
（3）历史性馆藏建立：基于研究及学术上需要，对于已绝版的资料，通常经由“索赠”渠道获得。
（4）搜集未公开发行资料：某些学术团体或研究机构所进行的实验研究或发表的会议论文，并不对外公开发售，必须向该研究单位或作者本人要求赠书。而一些不通过营利性出版渠道发行的灰色文献，也要通过“索赠”方式取得。
（5）有价值的私人收藏：有些学者教授拥有非常丰富的私人藏书，尤其是文史方面的资料，由于年代久远，往往不易搜集。在一些大学校园，教授在退休之际，常常会将私人藏书捐赠图书馆。因此私人收藏也是图书馆发展特色馆藏的重要来源。
二、赠书工作的类型及遭遇问题
就赠书的类型来分，主要可分成：请求赠书、主动赠书及捐款等三类。
（1）请求赠书：图书馆基于节省经费或是无法购得的书和某些特殊主题的书籍，向出版者或出版机关或收藏者“索赠”。
（2）主动赠书：由出版者或出版机关主动赠送，大部份来源为出版社、书商、政府机构、学校单位、基金会居多。
（3）捐款：由个人或团体捐款给图书馆作为购书经费。
赠书虽然能为图书馆增加许多有价值的资料，而且与采购图书相较，赠书的取得成本也较为低廉，但是“没有一本赠书是完全免费的”。
赠书工作是图书馆充实馆藏的来源之一，但因赠书来源难以掌握，以及赠书工作本身的不确定性，致使赠书工作经常会衍生某些问题，以下是比较有代表性的问题：
（1）所赠资料陈旧破损、期刊残缺不全。
（2）赠书是否列入馆藏，难以取舍。（3）赠书信息渠道不易掌握。
（4）赠书的品质无法掌握。（5）缺乏明确的赠书制度。
（6）赠书工作的文件记录不易文护。（7）赠书工作不易推动。
图书馆应提出相关处理要点或办法，以解决上述问题。归纳国外一些图书馆馆藏发展政策中有关对赠书的政策，主要有以下几项要点：
（1）拥有赠书完全处理权：对于陈旧破损、不具典藏价值的资料，可以全权处理、丢弃不用，以节省处理成本。
（2）赠书选择标准同一般采购图书：可作为赠书是否列入馆藏的取舍标准。
（3）不另架存贮：统一典藏方式，减少额外处理成本。
（4）备谢函予捐书者：表示图书馆乐于接受赠书并对捐书者表示感激之意。
（5）鼓励赠书：建立奖励办法，不仅有利于赠书工作的推动，更有利于赠书品质的提升
总而言之，图书馆应把握赠书处理的原则，才能使赠书资料具有应有的意义。避免整理或典藏需求性不高的赠书，以节省作业成本及处理空间。而馆员也应了解图书馆的馆藏发展目标，主动寻求可利用资源，搜集各种赠书信息，适时举办活动以招徕捐赠者的兴趣，同时要与捐赠者或捐赠机构保持联系和文持良好关系，寄送图书馆宣传资料等，提高图书馆与捐助方公共关系的质量。
三、赠书制度的制定
由于图书馆多半无法预估赠书的范围或品质，赠书工作很难事先规划。因为可以免费获得资料，有些图书馆对于赠书往往照单全收，未加选择。赠书是图书馆的重要资源，但另一方面赠书也可能不符图书馆馆藏要求，加上赠书工作牵涉公共关系，因此图书馆应有具体明确的赠书制度，从而使图书馆在推动赠书工作时于有章可循，也可以减少不必要的困扰。赠书的书籍（尤其是主动赠书），图书馆常需照单全收，不仅耗费人力时间，对馆藏质量的提高也未必有帮助。因此，图书馆在业务上上应注意四项原则：（1）必须保留对赠书的处理权；（2）必须按图书馆繁荣馆藏发展选书；（3）考虑馆内人力、空间、设备等，若无法处理，应予婉拒；（4）随时注意赠书消息，以便索赠。
鉴于赠书工作遭遇的困难，建议图书馆应建立合理的赠书制度，以便馆员在进行赠书工作时有所依据。另外一个合理的赠书制度也可让捐赠者对图书馆的赠书处理方式有所了解，从而有助赠书工作的推动。一个良好的赠书制度应包括项目如下：
（1）图书馆将接受赠书的一般叙述。
（2）叙述哪些项目图书馆可接受，哪些不接受。
（3）对于赠书图书收藏入馆后的处理方式。
（4）叙述不接受赠书图书处理的方式。
（5）有关可以减税的信息。
基于赠书制度的必要性，不论是小型或大型的图书馆，一个完整的馆藏发展政策，皆应将“赠书”的政策列为重要的项目。以下摘录美国国会图书馆赠书制度的一些重要原则：
（1） 图书馆没有义务保留不符图书馆选书标准的任何赠书资料。
（2）图书馆有权丢弃任何外观上不良的赠书资料。
（3）图书馆有权将复本资料提供其他机构或拍卖。
（4）未被标准参考书索引或只有极少数读者利用的赠书期刊，图书馆没有义务保留过期卷期。
（5）图书馆有权决定那些赠书系属参考资料或可提供外借。
（6）图书馆乐于接受赠书并表示感激之意。
（7）所有赠书，在收到时均应给予谢函。
（8）图书馆不为读者评估赠书价值作为减税之用。
（9）赠书是否纳入馆藏应与采购的资料采用相同标准。
四、结论
根据以上叙述，提供以下数点作为图书馆推动赠书工作的参考：
(1)建立明确的赠书制度，并在图书馆网页及时发表公告
由于赠书工作具有不确定性，在执行上也常常会产生问题，为了避免照单全收，耗费作业成本，并拥有对赠书的全权处理权，图书馆应提出相关的政策或办法，以解决问题并避免争议。其中包括对于赠书的接受方式、图书馆对赠书的处理原则、奖励方式，以及购书捐款的收受方式及收据免税用途等信息。
(2)图书馆应积极发展赠书工作
赠书系增加馆藏量、解决经费不足以及搜集灰色文献及特色馆藏的重要途径。图书馆可通过请求赠书或捐款等方式来进行馆藏的搜集。经由制定赠书奖励办法，建立鼓励民间及私人赠书的机制，可大幅度提高赠书的质量和数量。
(3)进行赠书馆藏使用评估，作为赠书制度的参考
由于现在的图书馆基本上采用自动化系统，通过图书管理系统的辅助，文献流通量统计的分析数据的获得变得更加的方便。文献流通量的统计分析，可以用来评估赠书馆藏，使图书馆得以从赠书的使用状况判断馆藏的质量，并以此为依据来修订赠书的选择和募集原则。