3.1. 功能划分
材料的发票管理是库存系统中的一个重要功能，它要实现材料的入库登记功能。在材料入库时，需要记录材料名称、材料数量、进货价格和材料规格写信息，并将其用发票形式录入。
3.2. 功能1:发票的增加
在软件系统上设有发票信息栏，发票信息栏包含各种具体的详细信息。当要增加发票时，在各相应的框中输入具体信息，输入完毕后点操作栏中的增加按钮，则系统自动将此发票单存入数据库中。
3.3. 功能2:发票的删除
此功能是将冗余、重复或有误的发票单删除。先利用查询功能将其需要的发票单显示出来。在选中的一发票单后，按在操作栏中的删除按钮，系统提示“是否确认删除”。若按是，则删除了。否则取消操作。
3.4. 功能3:发票的修改
在钩选了主窗口栏中需要修改的发票或者直接先查询出所要修改的发票，发票信息栏中将会显示该发票单的具体各项信息。当修改完毕后，点修改按钮。系统提示：“是否修改？”若按是，则确认修改；若否，则取消修改操作。
3.5. 功能４:发票的查询
首先在发票信息栏中输入要查找的关键字，然后在操作栏上按查询按钮，可在主窗口栏中找到符合信息的发票。
3.6. 功能5:发票的显示
主窗口显示所有的发票数据。第几页至第几页的数据所有元素。根据发票的代码和录入时间排序，当有新的发票单进入系统后，自动加入此发票信息数据库中。
3.7. 不支持的功能
不支持数据备份和还原操作。原因：此软件属小型，简易操作型，故不具备此功能。
不支持条形码扫入设备。原因：没有该硬件设备。
4. 数据描述
输入输出数据的类型及格式：见发票表结构
数据库描述：●由于操作人员的计算机知识普遍偏低，要求系统具有良好的人机界面。
● 方便的增加和删除及修改发票单
● 方便的查询发票单
输入数据的范围以及格式：
发票——RECEIPT MANAGEMENT
表结构如下：
列名 中文名 数据类型 数据长度 非空 关键字 备注
ReptNo 发票代码 Int 20 是 是
invDt 录入时间 日期型 8 是 是
invPrvNo 供方号 整型 2 是 是
invPrvNm 供方名 字符型 20
invMtNo 材料号 整型 4 是 是
invMtNm 材料名 字符型 20
invMtSpc 材料规格 字符型 20
invUnt 计量单位 字符型 8
invNum 数量 Money 8
invPrc 单价 Money 8
invSum 金额 Money 8
invRlsDt 开票日 日期型 8
invPlDt 计划签字日 日期型 8
invLdDt 领导批准日 日期型 8
invRmk 备注 字符型 50
invStt 现状 整型 1 0编辑，1提交，2货验收，
数据流图：
5. 运行需求
5.1. 用户界面
登陆界面：
主界面：
5.2. 硬件接口
本系统的硬件接口：需与公司服务器相连，支持本公司的各部门间通讯网络相连。
5.3. 软件接口
需与公司数据库相连，支持本公司的各部门间相数据流通。
操作系统工具：Windows XP
规格书：《发票管理需求规格说明书》 V1.0
5.4. 通信接口
本软件系统为网络数据库软件，联网操作。
6. 其它需求
健壮性：本软件在容错能力加强，故障处理反映及时，系统稳定可靠；
安全保密性：用户身份确认，在用户登入本软件时需验证用户名、密码和角色定义，保密性较高，产品所创建或使用的数据的保护性较好；
复用性：本项目可以复用已有软件、可为其它产品复用；
灵活性：在运行环境较低的环境中，能及时断开软件连接；在与其他软件接口出现问题时，能及时报告错误；
易用性：本软件较易学习和操作；
可文护性：本软件较易文护，操作人性化；
可移植性：本产品软件可为其他软件借鉴；
响应时间：2S；
系统支持和并发操作数量：40。7. 特殊需求
本产品软件针对于发票的管理，需要求与本公司的其他软件的开发相融合，不能相矛盾。是较大一个产品的组成部分。