商务活动是在经济全球化发展下，各经济实体之间经济贸易活动联系的必然趋势。而“商务洽谈是在商务活动中，各公司处于寻求合作，开拓事业，维护自身的利益等目的，就某些问题进行的接洽商谈”。[1]（p121）商务洽谈具有较强的目的性，在谈判中，双方都是站在自身利益的角度看待问题，很容易激化矛盾，所以，在商务洽谈中更要特别注意洽谈礼仪，遵循洽谈礼仪，促进洽谈成功。
俗话说：“凡事预则立，不预则废”（出自《礼记·中庸》）“知彼知己，百战不殆”（出自《孙子·谋攻》）。所以在洽谈前秘书人员一定要做好充分的准备。首先要了解对方的基本情况，包括公司情况以及谈判人的个人情况；其次，选择恰当的时间、地点，洽谈时要把自己调整到最佳状态，选择一个自己熟悉的环境，我们都知道当自己处于一个熟悉的环境中就会感到轻松，这时自己的信心也会加倍，发挥的就更得心应手。准备工作如果做足了，那么也就向成功迈进了一大步。接下来要注意的就是在谈判中使用的语言，言语措辞一定要郑重、礼貌、得体，切不可直接进入主题，可以在开始的时候先进行问候、叙叙旧等，这样可以缓解一下气氛。回想一下生活中我们有事找别人，没有上来直奔主题的，都是先寒暄一下，做个铺垫，然后说出自己的请求。其实生活中的这种现象也是一种谈判，只是它很随意，限于熟人朋友之间，我们就将其忽略了。而在商务活动中的谈判就很正式，其实性质可谓大同小异。洽谈结束后，也可以合影留念，便于日后再次洽谈时有一个很好的基础。
（二） 秘书素养的内容
了解了秘书礼仪的有关内容，我们知晓秘书礼仪对秘书工作的重要性。然而秘书人员的地位、角色、工作都具有一定的特殊性，这就要求秘书人员还必须加强自身素养，包括以下四个方面：
1. 优良的思想品德
“品德是一个人的思想意识、文化素养、道德观念的集中体现”。[4](p23)一个秘书人员如果思想意识好，文化素养就高，进而品德就良好，品行就规范，行为就合乎礼仪，这一系列是相互关联的。那么怎样才能具备良好的思想品德呢？秘书人员必须做到：行为端正，在其位、谋其职，不做有损国家利益、个人品格的事。如今我们国家正在进行反腐倡廉，一个个贪污腐败的官员都受到了应有的惩罚，早知今日，何必当初，他们因一时没能抵住诱惑，成为国家的耻辱。但是只要你道德观念强烈，作风正派，一定可以抵御诱惑。另一方面要谦虚谨慎，中国古训：满招损，谦受益，很多人只看到眼前的利益，认为吃亏了，想想古人留下的东西会骗他的子孙后代吗？此外秘书人员还要做到待人诚恳热情、胸怀开阔宽广、忠于职守……逐渐培养自己优良的思想品德。
2. 良好的工作作风来.自/751论|文-网www.751com.cn/
“工作作风是思想素质在工作上表现出来的一种态度和行为”。[4]（p32）要求秘书人员在工作时认真、勤奋、踏实。具体来讲：认真——要求秘书人员对任何一项工作，工作中的任何事项，都要考虑周详，安排周到；勤奋——要求秘书人员勤看、勤记、勤问、勤思，要有吃苦的精神，要付出时间，付出精力；最后要求其脚踏实地——高中时班里都会挂上一个标语，用来鼓舞斗志，那时我们班上的标语就是脚踏实地，不过还有后半句——异想天开，都说应试教育限制了我们的思维发展，但异想天开的前提是脚踏实地，只有扎扎实实，兢兢业业，才能精益求精。 论秘书的礼仪素养(3):http://www.751com.cn/wenxue/lunwen_73854.html