二、档案管理工作的重要性

行政、企事业单位在工作过程中，档案管理工作人员对各级各类部门日常产生的文件资料进行有计划地收集、处理、保管称之为档案管理工作。档案管理工作是对工作人员收集处理好的文件资料进行分门别类地收藏，以便于以后工作的参考利用，其主要内容是对已经经过领导处理好并对应具有保存价值的文件进行处理的活动，主要包括审查文秘工作者移交的文件资料是否处理妥当，将文件区分摆放并做好记录，对入档的档案按时地进行维护，并根据记录及规定销毁无用和失效档案，并保证入档档案不轻易泄露。

在现代企业工作，文秘工作人员必须重视档案管理工作的重要性，这在工作中是不可忽视的，否则不利于档案工作的开展。

档案管理工作与秘书工作在实际事务中是密不可分的，尤其在日常琐碎的工作中。秘书的工作最重要的一部分就是查阅资料，搜集信息等。而作为公司重要的资料和信息，都是要在档案工作中提取的，这就体现了档案管理工作者的重要性，若是文档被很好地保存着，那么文秘工作者不仅可以又快又好的找到所需要的档案，相反，会给文秘工作造成滞待。而档案的基础又是由文秘工作中产生而提供的文书，所以不难看出文档一体化是一个大趋势。

档案管理工作保存的档案可以给文秘工作提供参考借鉴。文秘工作者可以从保存好的文档中查阅企业发生的重大活动内容，参考以往的历史资料，得到经验教训，并在以后的工作中注意此类事件要避免相同错误的发生，可以说，档案管理是文秘工作的重要的“智慧锦囊”。

三、文秘工作与档案管理的信息化

在加强档案管理的工作中，文秘部门不仅仅是要建立健全档案管理机构，而且要为领导决策提供信息的方向性和准确性设定档案管理标准、规范，保证；最为重要的是促使档案管理向现代化水平进军，加强档案管理信息化建设，力争为领导者做决策提供及时并全面准确的信息。

信息技术的主要工作是对日常信息进行采集、传输、存储、加工和表达，随着信息化水平的不断提高，信息采集的方式、存储媒介、传播途径以及 的方法具有了很多的选择性。 具有多样性，现代技术方法能够快速高效并且准确的获取 服务。互联网的出现消除了 工作的地理局限性，进而实现 和 ，借助于网络的帮助更是极大地降低了信息获取和共享的难度，通过关键词搜索能够实现在网络内资源的查询，得到图形图像、文字、声频、视频等不同形式的档案信息资源，实现 、 、 一体化。 、数据交换、 也成为获取档案信息的重要手段。

信息技术的发展给档案工作带来了翻天覆地的变化，档案载体不再局限于纸质媒介，同时还包括硬盘、U盘等电子存储媒介。这些新型载体具备非常高的存储效率，将不同形式的文件资源均转化为相应的二进制代码形式进行储存；信息与载体之间具有可分离的特性，这种数字化的信息文件不再受限于物理位置；信息的独立性是电子档案的本质，电子文件信息可修改、编辑、压缩等。电子信息的存储载体具有了更多的选择性，而且针对数字化的信息操作上具备更加便捷的好处，可以非常方便的进行数据信息的添加、删除、更新等等，同时借助于互联网能够轻松地实现信息的共享。

信息技术的发展使文秘工作和档案工作发生巨大的变革，使得文秘和档案工作人员进行了重新定位。它使文秘与 在 、 、 等方面建立起了更加紧密的联系，使数字化信息管理成为它们的工作重心，促进文秘工作和档案工作的规范衔接；通过完善信息共享的 ，提高智能化服务水平和扩大其覆盖范围。 现代文秘工作与档案管理工作的规范衔接(2):http://www.751com.cn/wenxue/lunwen_57660.html