问候和寒暄是礼节上,感情上的互酬互通,方式根据具体场景而定。迎来送往,有礼有节,这关系到交际的好坏。某些时候,没有适当问候与寒暄,冒失的切入话题,会显得唐突无礼,让你陷入尴尬的局面。[4](P165)寒暄是秘书必须学会的,学会了寒暄,能够帮助你联络感情、保持良好人缘,能建立起良好的人际关系。[5](P43)
例四:
(客户A,销售B约见面。)
B:您好,我们公司最近出来一款新电脑,特别适合您。要不我介绍一下。
A:不用了吧,我有电脑了。
再换个场景:
B:刘总,最经工作压力蛮大的啊,一定经常加班吧。
A:小于啊,我最近忙死了,整天都坐电脑前面。
B:刘总,这样下去可不行啊,长期坐在电脑前容易引发多种疾病,还是注意下。
A:每天都有看那么多文件,没有时间休息啊。
B:刘总,我们公司最近新出了一款平板电脑,在哪都能看文件,考虑一下?
A:是么,来介绍一下。[17](P16)
上述案例表面,同样是寒暄,交流,却得到了不一样的结果,重要得不是你要寒暄或者不寒暄,而是找到一种合适的寒暄办法,从对付自身角度切入,让对方自己提出来最好。选择对方都接受的合适的方式,在这里就显得很重要了。
避讳语是十分重要的语言,在交谈过程中,秘书不方便直说某些内容,不如用更加委婉含蓄的方式去表达,这样一来不容易得罪人,而且还证明了自身良好的修养。避讳语言涉及都很多方面,比如人体的一些生理现象,缺陷或者不愉快的事情等等。[4](P164) 要是处理不好的话,会把工作搞砸,甚至让自己陷入到危险的境地,换一种委婉的说法,用同义的词替换一下,在某些时候更加让人接受,缓解自身尴尬局面。如:通常矮胖的女子都避讳别人称呼她“胖子”,别人称呼她“富态”、“丰满”等褒义词,她会乐于接受。长得瘦的女子则避讳“瘦”字,容易接受“苗条”“轻灵”这些词语。在日常工作中,秘书要如果注意避讳语的使用,那么就可以轻松地化解矛盾。文献综述
例五:
某公司各科室之间因工作意见发生分歧,由此双方激烈争吵,互不相让。秘书小王上前阻止:“别再争吵啦,这样吵下去,对公司影响不好,别他领导给吸引过来”。结果双方并未停止,反而恶狠狠的瞪着小王。过了一会儿,秘书长老李过来调解道:“都先冷静冷静,都是自己人,有什么话好好说。”双方接受了老李的调停,停止了争吵。[6](P87)
上述案例中,秘书小王劝解的时候,使用了“争吵”,直接刺激到了双方,让他们无法下台,而老李的劝解用了“冷静”,双方更容易接受,不仅化解了尴尬局面,还顺带解决了矛盾,由此可见恰当的避讳语十分重要。
(二)秘书讲求书面语言艺术的重要性
一个优秀秘书掌握口头语言艺术是不够的,还要掌握书面语言艺术。叶圣陶先生曾这样论述:“公文不一定要好文章,可是必须写的一清二楚,十分明确,句稳词妥,通体通顺,让人不折不扣地了解你说的是什么。”[7](P26)
现在秘书撰写公文时表现出程式化,官话的腔调,人们每每提及公文就下意识将公文同“空话连篇,言之无物”之类的词语联想到一起,还有人认为公文就是板起面孔讲官话,格式和内容单调、枯燥、平淡。在讲话中曾说:“公文照抄照搬,移花接木,面孔大同小异,语言上下雷同,没有针对性,既不触及实际问题,也不回答群众关切,如同镜中之花,没味,没用。”[16]事实上,这些现象是人们对公文的曲解,没有真正理解书面语言的庄重性和朴实性。来.自/751论|文-网www.751com.cn/