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(5)文档管理功能：该功能用于文件的上传与下载，用户可以对文件进行查找，选择所需要的文件进行下载，文件的上传与修改由部门领导来完成。
(6)公告管理功能：该功能用于实现公告的查看与添加，用户拥有的权限只是去浏览和查询公告的内容，添加，修改和删除公告只能由有部门领导来完成。
(7)人力资源管理功能：用户在使用人力资源管理功能时，会出现多个功能选项，如查看个人信息，浏览员工信息，添加新用户等，用户所拥有的权限只可以对用户本身的个人信息进行浏览，添加，删除等操作，而浏览他人的信息和添加新用户，这两项应该属于系统管理员的操作权限。
(8)退出登录功能：当用户操作结束选择退出系统时，系统应清除用户的登录痕迹，关闭对话界面，保证用户的个人信息不被泄露，当提示“您已安全退出，请关闭界面”时，表示用户已经完成退出，否则，用户还处于系统登录状态。
4 对企业办公自动化系统的设计
4.1企业办公自动化系统的组织结构设计
企业办公自动化系统用于企业对办公进行管理，因此需要建立一个组织结构模型。建立一级机构，输入公司名称，在一级机构上建立二级部门 ，输入“总经理办公室”，“行政办公室”，“财务处”和“后勤部”等职能部门，各职能部门设有“部门主管”和 “职员”两种岗位，各岗位下有具体的人员安排，至此，组织结构建模结束，建立的组织结构图如图4.1：
图4.1 组织结构图
组织结构建立后，在角色管理中建立新的功能角色，分配角色的功能权限。首先对部门主管赋予部门主管审核的权限，用于审核本部门员工申请；对后勤部门赋予后勤部门审核的权限，用于对资产申请中的后勤审核；对财务部门赋予财务部门审批的权限，用于功能中的财务审批；其他的部门也按照职位和权限进行权限的分配，这样整个组织结构中的每一个成员都拥有各自不同的权限，可以对权限内的工作进行操作。
4.2系统总体设计
根据上面的功能分析，对企业办公自动化系统进行总体的功能设计，下面是该系统的基本功能图，如图4.2：
图4.2 基本功能图
4.2.1用户登录功能
该功能用于用户登录系统，在登陆界面上用户只需要输入正确的用户名和密码就可以完成登陆，否则无法登录系统。
4.2.2会议管理功能
该功能用于对会议功能进行管理，用户可以进行一切有关会议的操作，包括会议使用申请，会议记录审核，会议记录管理等。
下面介绍一下会议使用申请的相关流程，流程图如图4.3。
图4.3 会议申请流程图
当有会议需求时，由申请人填写会议使用申请表，确定本次会议的议题，时间，地点和与会人员，完成后提交给申请部门的部门领导进行审核，审核通过后，由行政办公室向与会人员下发会议通知，与会人员确定参加会议后发送回执，行政办公室接收回执；如果审核未通过，由申请人重新完成确定本次会议的议题，时间，地点和与会人员的工作，直至审核通过，至此，会议申请流程结束。
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