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1.事前准备
作为秘书，我们经常需要与各种各样的人进行交流沟通，所以事前的准备必不可少。首先应该对交流对象的特点有一个大体的了解，除了对方的身份之外，对他的性格特点也要做到心中有数，是亲切还是严厉，是真诚友善还是充满心机，这些都是我们需要了解的。其次，对于对方交流的目的做出评估，有些交际可能是为了解决问题，达成共识，而有些则可能是为了挑起事端，制造矛盾。如果能够对对方的目的做出准确的预判，那么在交际过程中就会有利于我们更好地透析对方的想法。
2.事中观察
秘书工作繁忙复杂，而且具有突发性，这样我们就无法对所有的交际活动做好充足的准备，这就要求我们拥有敏锐的观察能力。
第一点也是最直接的就是从对方的言语中获取信息，曾经有一个美国记者在采访周总理时在他的办公桌上发现了一支美国产的派克笔，于是便用讽刺的口吻说：“你作为一个大国总理，为什么还要用我们美国生产的钢笔？”周总理风趣地说：“这是一位朝鲜朋友的战利品，是他作为礼物送给我的。”周总理对于这位美国记者的话语的指向性有着很清楚的认识，便能够利用智慧让对方难堪。
第二点就是要观察对方的表情和视线 ，表情是心情的镜子，人要装出若无其事的样子或制造出与我的真实想法完全不同的表情来，是非常困难的。另外从对方的视线中也能看出一些端倪，因为人类从外界得来的信息，有70％来自眼睛。眼睛也最有表现力，可以说“眼睛是心灵的窗口”。为此观察对方的视线有助于了解对方，具体来说视线柔和自然的人内心从容自信；视线不停乱动的人心不在焉，或者喜欢算计，善于察言观色；眼睛惊恐，不断被对方表情前后的人有自卑感，没有主见，或急于讨好对方；微微低头、视线向上望着对方的人可能有敬畏的心理，抬头向下望着对方则表示傲慢。
第三点是要观察对方的行为举止，肢体动作是一个人长时间以来形成的一种习惯，通过观察一个人的行为举止，能有助于了解他的习惯和性格等特征。其中手是最容易表现人的习惯的部位。比如有的人喜欢有意无意地玩弄领带、抚弄头发、掰关节等，双手总是忙个不停，这样的人不安稳，手势过多过大的人表现欲强，或者思文活跃，急于表达。其次关于坐姿，喜欢跷起“二郎腿”的人，控制欲有些强，希望获得优越感；习惯将脚神经质般不停晃动、前伸、翘起的人，比有些喜欢引人注意，表示我“对此事不在意”。还有就是行姿，走路快、步幅大的人一般是急性子；走路东张西望、慌里慌张的人可能喜欢算计；走路磨磨蹭蹭、总喜欢靠着墙角走路的人是沉默的内向者。当然这些都不是绝对正确的经验，但是对我们了解他人具有很大的参考价值。
3.事后总结
千里之行始于足下，经验是慢慢积累起来的，对各种交际活动做出及时有效的总结能够让我们掌握一些从书本中无法学到的知识。当我们有了足够多的经验，在面对这些交际时就能够做到得心应手。这样就可以节约我们事先准备的时间，并且在交际时能够更加从容的应对，准确无误地掌握对方的心理状况