在某种程度上,秘书行业与服务行业相类似,因此,在日常工作中秘书人员的音量应该尽量做到温和,切不可扯着嗓门同时也不可太过纤弱。秘书人员应该找到自己合适的音量,与人沟通时注意抑扬顿挫、有起有落。
(四)注意语调
语调能流露出一个人说话时的情感态度,反映出说话者的内心世界。当高兴、沮丧、诧异、怀疑……表现出的语调一定非同一般。语调也能反映出一个人的性格特征,比如,通过语调我们可以听出说话者是一个果敢坚决、自信、温和友善,还是优柔寡断、自卑、锋芒毕露的人。
同样,秘书说话时语调也能表露秘书的情感态度以及反映其个性特征。语调得体、节奏鲜明,会为秘书的说话增加靓丽的色彩。秘书要善于使用不同的语调恰当得体的传情达意。比如,对长辈、上司时,语调要平和、谦恭,给人以敬重感;对晚辈、下属要亲切、随和;对客人要和缓、有礼。
(五)注意语气
口头语言中应格外注意“语气”,很多人简单认为“语调”就是“语气”,其实不然,“语调”并不能涵盖“语气”。所谓语气,大致来说就是我们学过的陈述句、感叹句、反问句、疑问句。同样的一句话,用不同的语气表达出来,结果会很不一样。如果以语句所带的感情成分来细分,那就很多了,如愤怒、惊喜、赞叹、怀疑、崇拜、憎恨……
案例1[1](P119):
正确的错误
下午,所有秘书科人员都到会议室讨论为董事会准备的文件。首先讨论的是欧阳科长给姜总写的上半年公司总结报告。
“欧阳科长,我认为‘经济效益增加了三百多万美元’这种提法不正确。”秘书小石认真地发表意见。
“经济效益增加多少,这已是约定俗成的提法,现在中央电视台也经常这么播,我看没有什么不对。”科长显然不高兴了。