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    二、 秘书接待工作语言的误区

    (一)接待“不速之客”的语言误区

     在众多的来访者中,有一类来访者并没有事先与上级领导提前预约,但是他们的目的是想和领导获得交流的机会,面对这种来访者,很多秘书为了减少麻烦,就很冷漠地接待他们,或者将他们晾在一边,有的秘书干脆直接说一句:“你没有和我们提前预约,我们老板的行程已经排满了,我无法安排你见我的老板!”

     例如:李秘书正在办公室忙着,进来了一位西装革履的中年男士,说是想和总经理商谈一下生意,李秘书一开始以为是预约过的客人,以为是重要客户,还热情地招呼他坐下,后来她去查了一下经理的日程安排,发现并没有这样一位客户与经理预约过,随即面色就变得冷淡起来,说:“你没有和我们经理预约,我们经理很忙的,没有时间见您,下次再来吧。”这位男士显然不悦,对秘书的接待不满意,丢下一张名片便离开了!事后李秘书把这件事告诉了经理,并把名片给经理看后才发现,由于自己不得体的接待语言,导致公司失去了一位大客户。这位男士是想和经理谈合作的,由于时间紧迫,没有预约确定时间。李秘书这种敷衍了事的语言不仅让公司蒙受了损失,也损坏了公司良好的形象。

    (二)接待有预约的普通层次客人的语言误区

    领导需要接待的客人层次是非常多的,大到企业家、社会名流,小到一个个体的商户老板,甚至只是一个做广告宣传的业务员。也就是说作为秘书,当领导与这些人取得了预约后,都要首先经过秘书的接待才能与领导见面。

    当秘书得知来访者的身份后,如果对方的身份地位并不是十分高层次,就会使用一些不恰当地语言并且在接待时一心二用,答非所问,让人觉得非常不耐烦。

    例如:这天公司来了一位客户,秘书小朱接待了这位客户,得知与领导有预约。这时,这位客人向秘书小朱递上了一张名片,原来这位客户是某家杂志社广告业务部的员工,是为他们公司产品做广告的。小朱立马变得放松了起来,说:“你先坐在这,等会我叫你进去,你就进去!”这位客人想询问小朱一些关于公司产品的介绍,小朱也三心二意地回答着。后来这位客人见到小朱的领导后,由于之前没有受到得体的接待,就想拒绝为他们公司做这次广告宣传。

    上述案例中,这位客户是与领导有提前预约的。同时,这位客户的身份并不是属于社会上层的身份,所以在秘书的观念中,认为这种客户可能给自己的公司无法带来巨大的效益,因而在接待时所使用的言语非常不得体,给人一种轻视自己的感觉,从而让来访者觉得自己不受重视,导致后面与领导商谈广告宣传的事宜时非常的不顺利。

     (三)接待有预约的重要层次客人的语言误区

    同样面对有预约的来访者,在来访者身份属于一般时,秘书在语言上会表现出不在乎,而当面对十分重要的客人时,秘书往往在语言上会表现得过于热情,失了分寸,给人一种刻意奉承的感觉。

    例如:刘秘书正在接电话,随即进来一位来访者,经验老道的刘秘书观察了这位客人的年龄,穿着,认为他肯定是一位非常重要的客人。于是刘秘书很热情地招呼客人坐下,主动地去查询了客人与领导的预约情况。前面的一系列表现都还算得体。之后,刘秘书觉得这么重要的客人肯定有大生意要谈,自己先好好表现一下,给他留下好印象。坐到客人旁边,对客人说:“您好啊,XX先生,我早就听说过您的大名了,我们经理经常和我们说您在事业上非常成功,是我们公司的老客户了,您以后要常来我们的公司……”刘秘书也不管客人的感受,就一直在那说自己的。其实这位客人是第一次与刘秘书所在公司合作。

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