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第三是清晰。“要求在概念的表达上，要旗帜鲜明，毫无含糊之处，语义褒贬一目了然，立场鉴定，在陈述公文内容时要清晰透彻，态度坚决。”[3]正如唐立宝所言公文的语言要使读者能够准确明了地理解公文原意，不至于发生误解。因此，行政公文中很少使用夸张的语言表述，比如“成千上万”到底是1千还是1万？也很少使用约数,大约300人，400多人等，这样的表述很不严谨。并且很少使用比喻,因为比喻这种修辞在不同的阅读对象中会产生不同的阅读理解。当然，这里指的是严格意义的行政公文，在领导讲话和一些宣传材料中，为了体现语言的效果，是可以用上述语言组织的。
第四是准确。公文是传递政务信息的载体，首先要保证的是其载明的信息准确无误，否则会形成“差之毫厘，谬以千里”的严重错误。这不是危言耸听，现实中确实出现过行政文书多打印一个“0”导致财政拨款额成为10倍的现象，还有会议通知“上午”误为“下午”导致会议开不成的情况，说起来是笑话，但这确实反映了公文准确性出问题所带来的危害。公文的使用规定了公文的语言要准确。就如张睿涛在他的文章里所说的那样：“公文具有很明确的政治性，政策性及法定的领导权威和行政指挥上的约束力，这就决定了公文使用的语言应该是一种合语法发规范的书面语言，选择词语要平实，准确。”[4]
（二）公文写作用语具体分析
公文写作用语基本分为：开头用语，过渡用语，经办用语，征询用语，结尾用语以及称谓用语等。这些词类都属于公文的修辞，而公文修辞的意义就如杜思颐所说：“所谓公文修辞，就是指在公文撰写的过程中，为了准确恰当地体现发文机关的意图，根据特定的行文规则，运用多种语言表达手段和技巧，对语言表述惊醒必要的调整和修饰，以进一步提高表达效果，实现行文目的。”[5]
开头用语，用来表示行文目的、依据、原因，伴随情况以及颁发机关等。如：为（了）、关于、由于、对于、根据、按（遵、依）照、据、查、奉、兹等。再比如“关于调整沙市自来水公司水价的请示”这一文头，明确的让审阅者了解到此文将叙述的内容是关于沙市的自来水公司的，同时说明了这是一件关于水价上调的事情。简洁，清晰，给人很直观的感觉。
过渡用语。如为（对、因、据）此、鉴于、总之、综上所述等。这几乎是所有应用文体中都会经常使用到的过渡词汇，但是公文中有一些会更郑重、正式、严肃一些。比如“鉴于需要召开水价上调市民听证会，我们决定......”这是公文的基本性质决定的，用于正式的行政场合，不能随意而就，体现了公文写作的庄重的特点。
经办用语。如：经、已经、业经、现经、兹经、办理、责成、试行、执行、贯彻执行、研究执行、切实执行等。这些词语基本用于审批、拟办。同于过渡用语，这些词汇在平常生活中不是经常性见到，因为它们所出现的环境如上文所述，都是比较正式、庄重的。