现代信息技术与秘书角色的变迁

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摘要：本文将分析现代信息技术给秘书工作带来的正面影响和负面影响，以及相应的解决措施，以便给秘书工作提高效率提供一些参考与帮助。

关键词：秘书；信息技术；影响；对策66821

Abstract: This article will analysis of the computer technology and network to the positive effects and negative effects of secretarial work , and the corresponding solution measures, in order to more effectively improve work efficiency.

Key Word: The secretary 、 Information technology 、 Impact 、 countermeasures

随着改革开放的深入发展，秘书这一行业逐步兴起。可以说，秘书人员的身影无处不在。近些年来，科技发展，计算机和网络的普及，对秘书工作所产生的影响也越来越显著。信息技术在秘书工作中产生的影响是各方面的，有积极的也有消极的。因此，对现代信息技术与秘书工作的关系进行全面的分析和研究，并积极寻求一些存在问题的解决对策，就成为了一个值得探讨和研究的秘书专业课题。

一、现代信息技术对秘书工作的正面影响

（一）提高工作效率

随着信息时代的到来，现代办公对秘书在工作中对信息的采集、传输和处理提出了新的要求。现代社会大环境下，秘书人员的工作效率要想得以提升，为今之计，只有引进高新的科学技术。当代的社会现状下，只有把计算机技术、信息技术、通信技术紧密结合，才能更好的提高工作效率，改善办公管理。同时，中文处理技术、计算机软件及开发技术、信息系统技术、数据库技术、人工智能技术等等，都为秘书在其工作中提供了许多方便。正是由于科技的进步，才能让秘书在工作中不断提高效率，从而促使了管理向更加科学、规范、自动和高效的更高层次发展。

（二）提高办公质量

办公自动化在很大程度上提高了秘书人员的办公效率，并且提高了其办公质量。办公自动化依托的是当代先进的计算机和网络技术，现代计算机拥有强大的信息处理技能，能够在后台对信息进行高效、精准地处理。传统的秘书工作，他们所需要做的就是在纸质稿上用笔起草、核算、修改等，整个流程是单线程的，而且比较繁琐、枯燥，并且由于很多人为原因，整个过程中极容易发生错漏。但是在实现办公自动化的办公大背景下，信息处理系统能够最大限度的避免那些人为的疏漏。事实上，利用计算机复制、传输文件，出错率极低。所以，在现代信息技术迅猛发展的前提下，大规模的实现办公自动化，不仅大大提高了秘书人员的办公效率，而且能够节省很多的办公时间。

(三)自动化程度提高

科学技术迅猛发展的前提下，秘书的部分工作的全自动化已经实现，秘书充其量只是监督、照看其正常运行，也可以说秘书已经可有可无，因为计算机已经完全能够在不需要秘书的情况下来完成部分工作。例如：现代机器人正在向着逐步取代一些经常性的、单调的、无聊的工作的方向发展，很大程度上解放了秘书人员，这是自动化的典范。在实现自动化之前秘书的工作都是冗杂、繁琐的，为了查看资料，秘书人员需要浏览大量资料文献，而随着办公自动化程度的提高，秘书人员可以直接在网上进行筛选，从而节省很多人力和时间。秘书人员还可以在网上发起问卷调查，这样不仅能在网上直接进行统计，还能减少出错率。总之，自动化程度的提高对秘书工作起到很大的积极作用。论文网

（四）秘书的工作模式向更快捷方向转换

秘书工作没有实行自动化之前，秘书人员从事的只是千篇一律的简单、机械的体力劳动，他们所需要动脑的也是仅仅是很简单的，都是常人所有的思维活动，基本上不需要秘书人员进行复杂、高难度的演算，可以说以前的秘书工作进行的全是"体力劳动”。但是随着科学技术的发展，现代社会正在逐步要求秘书人员动脑，并且提高工作效率，同时秘书工作也在逐渐高效化，这很大程度上给秘书的工作带来了方便。这时人们就能空出很多时间，就会想着追求更高的效率，以省出更多时间去处理其它事情。所以就有一些人动脑考虑有关软件的升级，开发，引进新的设备等问题。然而如何才能更有效的进行工作？这就需要秘书人员摆脱简单、机械的"体力劳动”的束缚，进行大量的、复杂的基于简单思维基础上的高难度思想工作。从而要更多的使用脑力工作逐渐代替以往传统的秘书工作，正因为如此，秘书人员的工作性质也逐渐发生了很大变化，当然秘书人员将花在繁重的体力劳动中的时间更多的用在脑力劳动中，秘书的工作效率也就提高了，从而有了更多的思考时间，能使他们的思维得到高度开发，思维能力由此变得更加活跃，也有了更多的时间思考问题并且的得出最佳方案并且可以向领导提供建议，所以他们的工作性质也逐步由"助手”变成"参谋”，从来带来了工作上质的飞跃，而这一切都是秘书工作由"体力劳动”向"脑力劳动”转变后带来的影响。从而导致秘书由"体力”向"脑力”的过渡。